Biznesowy savoir-vivre, czyli etyka w kontakcie z klientem

Savoir vivre jest dzisiaj jednym z czynników, wyznaczających poziom profesjonalizmu naszej firmy a umiejętność właściwego zachowania się podczas rozmowy z potencjalnym kontrahentem często decyduje o efektywności samej konwersacji. Znajomość obyczajów powinna być więc ważnym i nieodłącznym elementem w naszych kontaktach służbowych, umożliwiających nam odnalezienie się w każdej, nawet najbardziej skomplikowanej i niezręcznej sytuacji. Aby nie popełnić biznesowego Faux pas kierując się jedynie własną intuicją warto zapoznać się z kilkoma żelaznymi zasadami, obowiązującymi podczas spotkań w interesach.

Dress code

Kontakty biznesowe od towarzyskich odróżnia forma i charakter spotkania, ale w obu przypadkach łączy je jedna ważna cecha – pierwsze wrażenie, które w większości przypadków ma bezpośredni wpływ na powodzenie naszej misji. Dobranie odpowiedniego stroju do rangi spotkania wciąż stanowi duży problem dla polskich biznesmenów i często zdajemy się w tym na własny gust aniżeli obowiązujące powszechnie zasady. Dobierając odpowiedni strój chcemy przecież aby klient traktował nas poważnie nie przecierając oczów ze zdumienia na widok niebieskich dżinsów i białego T-shirtu. Musimy także pamiętać o tym, że wyglądem zewnętrznym reprezentujemy nie tylko siebie, ale i firmę oraz resztę zatrudnionych jej pracowników. Dlatego powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby na forum zaprezentować się jak najlepiej – zarówno merytorycznie jak i stylistycznie.

Nasz biznesowy „dress code” musi więc zawierać w sobie trzy kluczowe elementy – schludność, prostotę i elegancję. Panom zaleca się włożenie szarego bądź granatowego garnituru oraz dopasowanie odpowiedniego krawatu i koszuli, koniecznie w kolorze jasnym. Panie natomiast winny ubrać na siebie białą bluzkę, spódnicę lub spodnie w beżowym odcieniu oraz buty z zakrytymi palcami. Subtelny makijaż będzie dodatkowym dopełnieniem kobiecego stroju, w którym nie ma miejsca na ekstrawagancję i głębokie dekolty. Powagę naszego biznesowego image’u dodatkowo podkreśli także zadbana teczka bądź aktówka – tak ubrani możemy bez krępacji udać się na umówione spotkanie.

Body language

Język ciała jest równie ważny jak gra słów a komunikacja niewerbalna jest kluczowym elementem w porozumiewaniu międzyludzkim. Najbardziej popularne z wykonywanych przez nas niezamierzonych gestów to rozbiegany wzrok, zaciśnięte pięści i nerwowe pukanie palcami w stół. Unikanie kontaktu z rozmówcą obnaża nasze zakłopotanie i jest też sygnałem zdenerwowania. Dlatego, aby prowadzić negocjacje w sposób skuteczny, należy przede wszystkim wykazać pewność siebie i zainteresowanie spotkaniem, poprzez zwrócenie się swoim ciałem bezpośrednio do klienta patrząc mu prosto w oczy. Wprowadzenie tych drobnych poprawek w naszym zachowaniu może się okazać przysłowiową „kropką nad i” w rozstrzygnięciu spotkania na naszą korzyść.

Savoir-vivre

W bezpośrednim kontakcie z klientem liczą się głównie świadomość odmienności etyki biznesowej od luźnego spotkanie towarzyskiego. W pracy obowiązuje hierarchia stanowisk – nie płci, i tego należy się trzymać nie zapominając jednocześnie o kulturze osobistej dnia codziennego.

Przy powitaniu zawsze pierwsza wyciąga rękę osoba, piastująca wyższe stanowisko, natomiast przy spotkaniu osób pełniących funkcje tej samej rangi – pierwsza rękę podaje kobieta. Panowie powinny zaś zapomnieć o zwyczaju całowania w rękę – w sytuacjach biznesowych zasada ta prawie całkowicie zeszła na dalszy plan. Ważne jest również miejsce spotkania, o którym zawsze decyduje szef ale nie zaszkodzi nam wykazać się własną inicjatywą i samemu zaproponować termin w wybranym lokalu. Pamiętajmy również o tym, aby przybyć na spotkanie o wyznaczonej godzinie – nie wcześniej i nie później. W przypadku spóźnienia, klient odbierze to jako lekceważenie jego osoby a przybycie wcześniej także może mieć negatywny wydźwięk i obniżyć naszą pozycję jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji.

Często pojawia się również zapytanie dotyczące wizytówek – powinno się je wręczać na początku czy na końcu? Należy je rozdać zawsze na początku spotkania wszystkim jego uczestnikom, aby nikogo nie urazić pominięciem. Odwrotnie do sytuacji udziału w konferencji czy luźnym bankiecie, gdzie interesuje nas nawiązanie relacji z konkretną osobą. Podobnie jak w przypadku przywitania, przejście „na ty” jest kolejnym niezręcznym momentem w kontaktach biznesowych i inicjatywa także powinna wyjść od najwyższego rangą uczestnika spotkania. Reguła pierwszeństwa zawsze leży po stronie osób starszych, tak stażem jak i wiekiem, również w przypadku zatrudnienia nowego pracownika. Natomiast w stricte biznesowych spotkaniach pomiędzy dwiema firmami obowiązuje sztywna formalność, nawet jeśli przeszło się wcześniej z szefem „na ty” – pamiętajmy o tym, aby nie podważać nieświadomie jego pozycji w oczach osób „z zewnątrz”.

Savoir-vivre wyraża naszą kulturę i powinno się go stosować zarówno w życiu codziennym jak i w biznesie. Znajomość postępowania pomoże nam w osiągnięciu wyznaczonych celów i będzie przydatną umiejętnością w dalszym budowaniu pozycji społecznej naszej firmy. Warto więc poznać zasady etyki biznesowej, zgodnie z wymogami międzynarodowymi, wcielać je w życie prowadząc własną działalność.

~PM

Źródło:
www.competitiveskills.pl
www.treco.pl
www.pracawbiurze.gazeta.pl

About the Author

Related Posts

Leave a Reply

*