Konferencyjny mini poradnik

Obecnie, w dobie rozwoju technologii, dużą popularnością cieszą się wideokonferencje. Nic dziwnego. Aby z nich skorzystać nie trzeba wychodzić z domu. Strój również można ograniczyć do założenia na siebie tylko marynarki. Mimo wszystko największą skuteczność mają jednak bezpośrednie spotkania. Prowadzanie firmy czasami wymaga zorganizowania konferencji, co nie należy do najprostszych rzeczy. Wbrew pozorom nie wystarczy zarezerwować byle jaką salę i postawić wodę mineralną na stolikach. Odpowiednio przygotowana konferencja wymaga czasu oraz uwzględnienia budżetu, miejsca, zaproszeń, konkretnego planu przebiegu spotkania, obsługi w postaci chociażby firmy cateringowej…

Budżet

To jeden z głównych tematów prowadzonych przez grupę organizatorów konferencji. Na co wydać pieniądze, na czym zaoszczędzić, czego absolutnie nie robić – każda decyzja może wiązać się z kosztami. Organizując konferencję na początku musimy określić szczegółowo główne cele konferencji, jej temat oraz odbiorców (dla kogo jest przeznaczona). Następnie należy określić plan konferencji (podział na poszczególne części, przemówienia, przerwy obiadowe itp.), uwzględniając również całościowy czas trwania i konkretną datę (nie organizujmy spotkania przykładowo w okresie świątecznym, ponieważ możemy spotkać się z nikłym odzewem).

Zobacz: NBP nie rozmienia na drobne >>

- W organizacji spotkań biznesowych, zresztą jak i w towarzyskich czy naukowych, najważniejsze są temat i cel spotkania, lista gości i dobra organizacja. Cel spotkania narzuci nam pozostałe rozwiązania. Jeśli planujemy spotkanie, na którym chcemy zaprezentować produkt, stworzymy inną listę gości niż na spotkanie dotyczące strategii firmy. Ważne jest, aby na konferencji wystąpiły osoby, które faktycznie w danej dziedzinie są specjalistami i zaproponują ciekawe rozwiązania. O gości należy też odpowiednio zadbać. Przygotować miejsce obrad, sprawdzić osobiście jakość nagłośnienia, działanie sprzętów, wszystko uruchomić najlepiej jakieś 30 minut przed obradami. Moim zdaniem kluczem do sukcesu konferencji jest przemyślany rozkład dnia. Ważne są przerwy kawowe, czas na obiad, zakwaterowanie gości, czas wystąpień i czas na zadawanie pytań. Należy pamiętać, że konferencje stwarzają możliwość wymiany poglądów i nawiązania kontaktów, dlatego czas na pytania i kawę może być bardziej owocny niż czas odczytów. Ponadto troska o komfort gości – wygodne, sprawdzone zakwaterowanie, dobre posiłki i odpowiednio dobrany czas wolny. W trakcie obrad należy pamiętać o zasadach precedencji – czy przy przywitaniu, czy kolejności wystąpień – zaznacza Elżbieta Pawlak-Hejno z Zakładu Komunikacji Społecznej Wydziału Politologii UMCS w Lublinie.

Zobacz: Prezentacja biznesowa, czyli klucz do sukcesu >>

Od powyższych zmiennych zależny jest budżet, który możemy przeznaczyć na zaplanowane wydarzenie. Warto zaznaczyć, że jeśli nie posiadamy dostatecznych środków możemy poszukać partnerów, którzy będą zainteresowani wspólną organizacją wydarzenia lub sponsorów mogących pomóc nam urzeczywistnić marzenia o sukcesie. Większe finanse z pewnością nie zaszkodzą przedsięwzięciu. Przy konkretnym zarządzaniu zabranymi środkami powinniśmy zebrać podstawowe informacje o kosztach, czyli zrobić wstępne rozpoznanie sytuacji oraz cen. Należy wziąć pod uwagę koszty stałe, czyli wynajęcie sali, wyposażenie, zaproszenia, koszty logistyki oraz te zmienne – materiały drukowane dla uczestników, nocleg, wyżywienie. Zabezpieczmy się także przed nieprzewidzianymi wydatkami typu nadgodziny pracowników pozostawiając wolną kwotę. Postarajmy się ustalić czas płatności, czyli co i kiedy płacimy. Po zebraniu ważniejszych informacji przygotujmy wstępny kosztorys i podczas dokonywania płatności przeglądajmy na bieżąco koszty. Budując plan budżetowy warto dokonać szczegółowej analizy kosztów, które można zmniejszyć i zastanowić się, w jaki sposób to zrobić (jednym ze sposobów wyszukiwanie promocji, na przykład na portalach zakupów grupowych).

Miejsce, catering i reklama

Po wstępnym rozplanowaniu środków należy przejść do konkretnych działań. Na początku określmy miejsce konferencji – wybierając salę zwróćmy uwagę na przewidywaną liczbę uczestników, podstawowe wyposażenie, standard obiektu, warunki dojazdu. Warto również stworzyć atmosferę sprzyjającą dyskusji. Nie zaszkodzi wybrać takie miejsce, w którym po intensywnym dniu pracy nasi goście będą mogli oddać się rozrywce i relaksacji. Nie przez przypadek najnowocześniejsze zachodnie uniwersytety projektowane są tak, aby rozwojowi intelektualnemu społeczności akademickiej sprzyjało ich otoczenie – natura, wysoki standard budynków czy bliskość obiektów rekreacyjno-sportowych. Wybór oryginalnych miejsc postrzegany jest zawsze pozytywnie (świadczy to o kreatywności) oraz utrwala w pamięci nasz pozytywny wizerunek, wiążąc wydarzenie z konkretną firmą. Aktualnie korzystając z oferty wynajmu sali konferencyjnej w Klubie Golfowym w Łodzi, możemy jednocześnie zaoszczędzić i zapewnić swojemu przedsięwzięciu nietuzinkowe pomieszczenie. Planując wydarzenie w tym miejscu warto zapoznać z warunkami noclegowymi, by zapewnić pokoje przyjezdnym gościom. Komfortową sytuacją jest, kiedy sala znajduje się obok hotelu lub stanowi jego część. Stanowi to dużą wygodę dla uczestników. Analizując standard sali warto zwrócić uwagę na dostępne wyposażenie (rzutnik, mikrofony, nagłośnienie), ponieważ sprzęt audiowizualny odgrywa kluczową rolę podczas konferencji. Musi działać bez zarzutu.

Zobacz: Podatek od dotacji? >>

Koleją kwestią, o którą należy zadbać jest kompleksowy catering. Ustalmy wcześniej menu, które mógłby odpowiadać naszym gościom oraz sposób podawania jedzenia (bufet, paczkowane porcje itp.). Wybierzmy najbardziej optymalny sposób. Powszechnie za bardziej eleganckie uchodzi pierwsza ze wspomnianych wyżej opcji. Warto – jeżeli zamawiamy obiad w restauracji, przygotować przynajmniej dwa warianty dań – jedną wegetariańską. Integralną część konferencji stanowią też wieczorne imprezy, dlatego warto zainwestować w zakańczający konferencję wystawny bankiet lub koncert. Znaną metodą promocyjna jest również obdarowywanie każdego z uczestników gadżetami z logo naszej firmy – kubki, teczki, torby na laptopy… to tylko początek długiej listy podarunków. Ostatnia impreza związana z naszą konferencją to dobry moment na takie gesty.

A co z przygotowaniem stosownych zaproszeń oraz ulotek dla uczestników? Projekt należy powierzyć profesjonalistom, najlepiej agencji graficznej. Tekst musi łączyć się z przedstawioną grafiką i nawiązywać do tematu głównego konferencji. Do zaproszenia warto dołączyć szczegółowy plan przebiegu wydarzenia, aby każdy uczestnik mógł zapoznać się z jego programem (stanowi to rodzaj zachęty). Konferencje należy również nagłośnić w mediach oraz wykorzystać papierową reklamą (plakaty, ulotki). Smsy, e-maile czy ogłoszenia skierowane do przedstawicieli firm również nie zaszkodzą.

Zobacz: Porządki przed urlopem >>

Czy o czymś, czytając nasz artykuł, przypomniałeś sobie? Jesteś już gotowy na organizację konferencji? Wszystko gotowe? Życzymy zatem powodzenia!

~OM

Źródła:

www.szkolenia-konferencje.com.pl

marketing.nf.pl

About the Author

Related Posts

Leave a Reply

*