Nowa moda czy przyszłość biznesu?

W dobie błyskawicznie rozwijających się technologii coraz więcej codziennych czynności przenosimy do świata wirtualnego. Dotyczy to nie tylko rozrywki i przyjemności, ale też sfery pracy. Coraz większe odległości dzielące kontrahentów i możliwość szybkiej komunikacji przez Internet w znacznej mierze przyczyniły się do zapoczątkowania trendu zmiany tradycyjnych dokumentów na elektroniczne. Pomaga to zaoszczędzić cenny czas, oraz, co również jest bardzo ważne, chronić środowisko redukując ilość zużywanego papieru. Obecnie, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., możemy wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej.

Czym jest e-faktura?  To elektroniczny odpowiednik zwykłej faktury, z tą różnicą, że wszystkie znajdujące się w niej dane występują w formacie cyfrowym i mogą być przetwarzane automatycznie. Przekazywane są w dowolnej formie elektronicznej bezpośrednio pomiędzy dostawcą a  odbiorcą, o ile wcześniej obydwie strony zaakceptowały taki sposób rozliczenia. Co do uzyskiwania takiej akceptacji, przepisy pozostawiają nam sporą swobodę. Może być to zgoda pisemna, wystarczy również  poprosić nabywcę o potwierdzenia mailowe. Podając adres e-mail, na który mają być przesyłane dokumenty należy pamiętać, aby był to adres ogólny firmy lub działu księgowości. Kierowanie e-faktur na adres konkretnych pracowników może stać się problematyczne w przypadku ich zwolnienia lub nieobecności. Powoduje też często bałagan w procesie przepływu dokumentów.

Przechowywanie

Jak każdy dokument księgowy e-faktura musi być przechowywana przez odpowiedni czas. Zasady archiwizacji zostały określone w rozdziale o ochronie danych z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisami wspomniane dokumenty mogą być przechowywane na płytach DVD lub dobrze zabezpieczonych dyskach twardych umieszczonych w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Należy pamiętać o konieczności wykonywania kopii zapasowych, najlepiej raz w tygodniu. Jeśli firma nie ma takiej możliwości, dokumenty powinny zostać wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Podpisywać czy nie?

Niezbędne jest, aby każda e-faktura została opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, co zapewnia jej autentyczność i integralność treści. Są dwa sposoby zabezpieczania faktur, wyżej wymieniony podpis elektroniczny lub EDI, czyli tzw. elektroniczny system wymiany danych. Formy te są stosowane zamiennie, jednak lepszą opcją jest podpis. W jego przypadku weryfikacja, czy spełnione są wymagania stawiane przez rozporządzenie o e-fakturach odbywa się automatycznie. W tym punkcie pojawia się najczęściej przywoływana wada elektronicznego fakturowania, ponieważ pozostaje konieczność wykupienia lub certyfikatu na kwalifikowany podpis elektroniczny (na rok lub dwa lata). Jest to wydatek od 300 do 600 złotych. Kwota zawiera koszt zakupu oprogramowania, czytnika i karty koniecznych do wykonania takiego podpisu. Odnowienie certyfikatu wynosi 130 złotych rocznie.

Ekologiczny dokument

Jeszcze do niedawna e-faktury nie budziły entuzjazmu przedsiębiorców przyzwyczajonych od lat do formy papierowej. Jednak niewątpliwym atutem tak prowadzonej księgowości jest znaczna oszczędność czasu i terminowość. Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management, w artykule dla portalu wieszjak.pl, mówi: – E-faktury często nie budzą entuzjazmu, ponieważ na swój sposób są bezlitosne. Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc wymówek, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas. A ekologia? A tak, ekologia tak, ale nie u nas. Tak zapewne myśli niejeden z miłośników papierowych dokumentów.

Zobacz: Paszport do eksportu >>

E-faktury zdobywają polski rynek. W wielu programach służących do wystawiania faktur dodano funkcję zabezpieczania, wymiany i archiwizacji dokumentów. Elektroniczna pieczęć to gwarancja bezpieczeństwa, jaką daje na przykład System Symfonia 2012. Wystawianie e-faktur staje się więc nie tylko coraz bardziej wygodne. Zyskuje swoich zwolenników dzięki szybkości i prostocie obsługi.

~JH

Źródła:
firma.wieszjak.pl | media.sage.com.pl
About the Author

Related Posts

Leave a Reply

*