Pisać maile to nie sztuka?

We współczesnym świecie posługiwanie się pocztą elektroniczną wydaje się tak naturalne, jak kiedyś naturalnym była nauka kaligrafii. Widząc czasem obecną mailową twórczość możemy stwierdzić, że sztuka pięknego pisania oraz prezentowania tekstu jest nam raczej obca. Dlatego nie dziwi fakt, że powstaje coraz więcej publikacji dotyczących prawidłowego użytkowania poczty elektronicznej, a pojęcie netykiety, czyli zasad przyzwoitego zachowania w Internecie, na stałe już zagościło w naszym słowniku.

Idea poczty elektronicznej powstała 1965 roku. Na początku dotyczyła jedynie wysyłki wiadomości między osobami korzystającymi z tego samego komputera. W latach 70. ubiegłego wieku zaczęto wymieniać się wiadomościami z innymi użytkownikami sieci. Wybrano także znak „@” mający oddzielać nazwę właściciela konta pocztowego od nazwy komputera, a potem domeny. Mimo, że historia e-poczty nie jest zbyt długa, powstała już specjalna etykieta korespondencji mailowej, która obwiązuje szczególnie w biznesie. Jakie powitanie zastosować, co umieścić w stopce wiadomości, jaki tytuł nadać wysyłanej korespondencji i w końcu – z którego konta poczty internetowej najlepiej wysyłać biznesowe informacje, czyli „mailowy savoir-vivre”

Najpierw pomyśl potem napisz

Stwierdzenie to dla niektórych być może wyda się oczywiste, jednak w praktyce bywa często inaczej. Należy pamiętać o tym, że wysłanego maila nie można już zawrócić. W przypadku omyłkowej wiadomości do byłej, a nie obecnej dziewczyny sprawa, choć może być nieprzyjemna, jest do rozwiązania. Gorzej przedstawia się sytuacja, gdy wiadomość trafi do skrzynki nielubianego, ale jednak szefa, bądź zbyt ciekawskiej koleżanki z pracy. Konsekwencje zdają się być proste do przewidzenia. A zatem, zanim przejdziemy do pisania profesjonalnego maila, zastanówmy się dwa razy do kogo go wysyłamy.

Tytuł to podstawa

Każdy e-mail, będąc odpowiednikiem tradycyjnego listu, powinien zachować jego klasyczną formę. Tytuł jest pierwszą informacją, którą zobaczy odbiorca. Z tego względu musi być krótki i sensownie zapowiadać sprawę w której piszemy. Najlepiej, żeby dotyczył właściwej treści wiadomości. Temat „Zapytanie” bądź „Od Kasi” nie brzmi zbyt przekonująco i raczej nie zapowiada rychłej pozytywnej odpowiedzi (no chyba że piszemy do znajomych). Uwaga! W żadnym wypadku nie piszemy kapitalikami, czyli dużymi literami. Taka forma w internecie jest źle odbierana, oznacza bowiem krzyk. Adresat może również pomyśleć, że osoba tak pisząca nie do końca ma pewność w jakich sytuacjach używamy wielkich liter.

Dodaj nagłówek

Grzecznościowe powitanie jest zawsze mile widziane, a nawet wskazane. Powinno świadczyć o szacunku oraz wskazywać na przyjacielskie podejście. Należy starannie dobrać formę nagłówka do adresata. Gdy korespondujemy z osobą, z którą nie jesteśmy „na ty”, i nie łączy nas jedynie relacja służbowa, należy zachować formę oficjalną, a zarazem podkreślającą nasze uznanie.

Zobacz: Być liderem >>

Zwroty „Szanowny Panie / Pani”, „Szanowni Państwo” świetnie się do tego nadają. Powinny zostać umieszczone pośrodku strony. W zależności od tego, do kogo piszemy, formy te możemy poprzedzić tytułem zawodowym adresata, stopniem lub zajmowanym stanowiskiem („Szanowny Panie Profesorze” itp.). Dopuszczalna jest również opcja bezpośredniego powitania np. „Dzień dobry”, „Panie Doktorze” lub „Witam”. Z tym ostatnim trzeba jednak zachować ostrożność. Podkreśla on wyższość nadawcy oraz większy dystans. Jeśli odpowiadamy na jedną z kolejnych wiadomości, nagłówek nie jest już potrzebny. Jak wiadomo w kontaktach ze znajomymi możemy pozwolić sobie na większą swobodę.

Sensowna treść

Gdy uda nam się w miarę sprawnie przejść przez wstępną część powitań i pochlebstw, pozostaje chyba najistotniejsza część, czyli treść. Zasada jest prosta. Zawartość zależy od celu, w jakim piszemy. Przekaz powinien być klarowny i przejrzysty. E-mail nie jest odpowiednim miejscem prezentacji swoich zdolności literackich. Unikamy zdań wielokrotnie złożonych, zastępując je krótkimi komunikatami. Wiadomość zbyt długa może zostać uznana za spam i szybko trafi do wirtualnego kosza. Istotę sprawy należy przedstawić, o ile to możliwe, już w pierwszym zdaniu. Gdy poruszamy kilka kwestii używamy akapitów. Tekst zbity i zbyt szeroki nie będzie czytelny. Brakwiadomości biznesowe netykieta e mail netykieta mailing jak pisać e mail jak napisać maila biznesowy savoir vivre iem szacunku będzie pisanie z błędami ortograficznymi i literówkami.

Zobacz: Opłacalny optymista >>

Pamiętamy też o polskich znakach. Pozostają jeszcze emotikony, powszechnie używane w różnego typu internetowych konwersacjach. W koleżeńskiej wymianie zdań mogą one ożywić i nadać treści nieco ekspresji. Jednak w korespondencji biznesowej nie należy z nich korzystać pod żadnym pozorem. Uwaga! Dodając do listu załączniki informujemy o tym w treści.

Efektowne zakończenie

Jest ono równie ważne jak wstęp. Powinno zawierać pełne imię i nazwisko, w żadnym wypadku nie używamy zdrobnień czy pseudonimu. Najprostszym sposobem na zakończenie maila jest zwrot ‚Z poważaniem’ czy ‚Z pozdrowieniami’ umieszczony po środku strony. W stopce podajemy również nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu i adres strony internetowej. Pamiętajmy również, że aby uniknąć kompromitacji, nigdy nie wysyłamy wiadomości ze skrzynek typu sweetdevil@buziaczek.pl. Brzmi to i wygląda infantylnie, a osoba operująca takim adresem zdecydowanie nie zostanie potraktowana poważnie.

Zobacz: Sukces od pierwszego spojrzenia >>

Jak widzimy napisanie maila to nie sztuka. Sztuką jest raczej umiejętne operowanie słowem oraz dbałość o detale. Znając podstawowe zasady ‚mejlowania’ nie powinno nam to sprawiać zbyt dużych problemów. Stosując się do wymienionych w artykule reguł zostaniemy z pewnością pozytywnie odebrani, a na nasze wiadomości otrzymamy jedynie pozytywne odpowiedzi.

 ~JH

Źródła:
www.savoir-vivre.com.pl | www.netykieta.dlawas.net | netetykieta.pl |  ”E-mailowy savoir-vivre”, Samantha Miller, Poznań 2003.
About the Author

Related Posts

  1. Karol Fiu Reply

    Największy problem mam zawsze z zakończeniem – „Z poważaniem”, „Z uszanowaniem” czy „Wyrazy szacunku” to bardzo oficjalne zwroty. W przypadku stałych klientów, z którymi koresponduję brzmią one trochę sztucznie. Z kolei „Z pozdrowieniami” bądź „pozdrawiam” to zwroty zbyt luźne w mojej branży (jestem księgowym). Może coć mi podsuniecie?

  2. Beatrix Reply

    Może po prostu „ukłony”?

Leave a Reply

*