Parę lat temu w Polsce, jako nowe rozwiązanie dla przedsiębiorców oraz freelancerów, pojawiła się opcja wynajmu wirtualnego biura. Usługa polega na odpłatnym użyczeniu innym najemcom adresu, pod którym znajduje się biuro. W pakiecie można często odnaleźć obsługę korespondencji czy kilka godzin wynajmu sali konferencyjnej.

Dzięki temu omijamy problem poszukiwania lokalu, co znacznie ogranicza koszty prowadzenia firmy. Jest to doskonała perspektywa dla nowo powstałych oraz rozwijających się spółek oraz możliwość założenia filii w innym mieście. Dodatkową, często oferowaną usługą jest również wynajem sal, gdzie można spotkać się ze swoimi kontrahentami. Wirtualne biura inwestują w profesjonalną kadrę zajmująca się obsługą klienta oraz księgowością. Jak wiadomo – każdy medal ma dwie strony. Taka forma działalności, choć nowatorska i pozornie bezpieczna, może być jednak kusząca dla nieuczciwych inwestorów.

Szybko, łatwo i… wirtualnie

Wirtualne biura proponują pełen wachlarz usług – począwszy od udostępniania często prestiżowych adresów w dużych miastach, przez pełną obsługę telefoniczną i faksową, wynajem sal, a skończywszy na możliwości powierzenia obsługi swojej firmy wykwalifikowanej ‚wirtualnej asystentce’. Dla osób pracujących w domu, lub mających niewielkie firmy znajdujące się w niezbyt zachęcającej lokalizacji, takie rozwiązania są niewątpliwie kuszące. Opcja obsługi korespondencji pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Przekazując nasze listy w ręce pracowników wirtualnych biur mamy pewność, że tuż po ich odebraniu zostaniemy o tym poinformowani.

Zobacz: Dni Przedsiębiorczości w Poznaniu >>

Ale to nie wszystko. Do wyboru mamy możliwości codziennego otrzymywania skanów korespondencji, własnoręczny odbiór na miejscu lub wysyłkę – raz w tygodniu czy miesiącu, ustaloną na konkretny dzień tygodnia. Jeśli tylko zajdzie taka potrzeba, możemy zaprosić swych klientów na spotkanie. Za niewielką opłatą możemy wynająć salę konferencyjną w naszym wirtualnym biurze. Często wiąże się to z możliwością korzystania z niezbędnych sprzętów typu komputer, projektor czy tablice. To też jest dostępne. Kiedy wykupujemy przypisany nam numer telefonu,  nie musimy się martwić, że któryś z naszych interesantów będzie nas nękał telefonami w nieodpowiednich godzinach. Wirtualna asystentka, według ustalonego wcześniej szablonu kontaktowego, przekaże wszelkie niezbędne informacje, a my zostaniemy powiadomieni kto i w jakiej sprawie nas poszukiwał. Sam korzyści, nieprawdaż?

Druga strona medalu

Jeśli chodzi o główne wady prowadzenia tego typu działalności, są to głównie kwestie ‚papierkowe’.

Przykładowo: jeśli potrzebujemy noty korygującej, która nie może dotrzeć do nas w formie elektronicznej, podpisanie i odesłanie takiego dokumentu może zająć nieco więcej czasu. Problemy mogą pojawić się też w momencie, gdy urząd skarbowy, uznając nasze faktury za łącza internetowe i telefoniczne, będzie wymagał, by fizycznie działały one pod adresem wirtualnego biura. W związku z tym istnieje ryzyko, że zostaniemy pozbawieni możliwości wliczenia w koszty opłat za linie firmowe funkcjonujące w naszym domu.

Zobacz: ZUS od podstaw >>

Jak wiadomo w każdym biurze zdarzają się błędy, dlatego możemy liczyć się z tym, że istnieje prawdopodobieństwo pomyłki przy przesyłaniu czy skanowaniu naszej korespondencji. Pan Janusz, właściciel podwarszawskiej firmy zajmującej się dystrybucją materiałów budowlanych wspomina sytuację, gdy został poinformowany o ważnym wezwaniu z Sądu Rejonowego. – Kiedy pojawiłem się w biurze skruszona sekretarka oznajmiła mi, że pomyliła maile i list wcale nie jest skierowany do mojej firmy, przejechałam 40 km na marne – kwituje.

Klient klientowi nierówny

Sami właściciele wirtualnych biur mogą napotkać na problemy z nieuczciwymi klientami. Podpisanie każdej umowy wymaga dokładnego zweryfikowania danych osób chcących skorzystać z wirtualnego adresu. Zdarzają się przypadki prób rejestracji firm prowadzących podejrzane interesy. – Kilkakrotnie zdarzyło mi się, że musiałam przeglądać dokumentację firm w towarzystwie komornika lub przeprowadzać rozmowy z policjantami poszukującymi nieuchwytnych delikwentów – mówi Małgorzata, była asystentka wirtualnego biura. – Oczywiście nie mogłam udzielać większości informacji, były to jednak sytuacje stresujące i nieprzyjemne.

Zobacz: Dofinansowania dla przedsiębiorstw >>

Wirtualne biura już na stałe zagościły na naszym rynku, a my coraz chętniej korzystamy z ich usług. Jak każda działalność i ta ma swoje plusy i minusy. Najważniejsze, aby spośród wielu pojawiających się ofert wybrać sprawdzoną i rzetelną firmę. Wtedy zyskamy nie tylko dodatkowy czas na ważniejsze sprawy, ale również spokój i gwarancję profesjonalizmu.

~JH

Źródła:

www.biuroprogress.pl | interjak.pl

Przeczytaj poprzedni wpis:
Umowa-zlecenie

Pośród wielu rodzajów umów zawieranych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na popularności zyskuje forma zatrudnienia w postaci umowy zlecenia. Stanowi mniej...

Zamknij