Każdego dnia oglądamy w wiadomościach lub czytamy na portalach informacje o przebytych konferencjach prasowych. Dlaczego ludzie organizują takie zebrania? Jakie newsy powinny być przekazywane oraz jak zorganizować konferencję – wszystkie te informacje znajdziesz w poniższym artykule!
1. Powiedz mi – Dlaczego?
Zasadniczym pytaniem jest, z jakiego powodu chcemy zorganizować konferencję prasową. Czy chcemy uzyskać rozgłos, nawiązać kontakt z mediami i w konsekwencji sprawić, aby inni mówili o nas bądź o naszej firmie, czy po prostu – planujemy zebrać wszystkich przedstawicieli mediów, bo naprawdę w naszej firmie wydarzyło się coś ważnego i musimy przekazać to większej publiczności. Ważne jest też ustalenie, jakiego rodzaju wiadomości pragniemy udzielić i jaki one mają lub będą mieć wpływ na odbiorców. Poniżej zamieszczona jest lista najczęstszych powodów zwoływania konferencji odnośnie przekazywanej informacji.
Wiadomość:
-
ma wpływ na życie odbiorców
-
dotyczy sfer działań konkretnego medium
-
podaje nową, wcześniej nieznaną wiadomość
-
podany komunikat zawiera wstrząsającą lub w jakikolwiek inny sposób angażującą odbiorców wieść
-
odnosi się do wiedzy dotyczącej znanych osób
-
informuje o czymś, co się dzieję lub ma się wydarzyć
2. Wyceń co i za ile, czyli kosztorys
Po określeniu celu, drugim najważniejszym kryterium konferencji prasowej jest ustalenie dokładnych kosztów, jakie zamierzamy ponieść. Musimy stwierdzić, czy dostępny fundusz jest wystarczający na pokrycie wszelkich opłat. W tym celu warto określić:
-
Ile osób zamierzamy zaprosić.
-
Gdzie planujemy zwołać konferencję – jeżeli w hotelu, to jakie są ceny za wynajem sali itp. Jeśli posiadamy odpowiednie pomieszczenie w przedsiębiorstwie, to możemy przeprowadzić zebranie w budynku firmy. Jednak należy mieć na uwadze wszelkie, nawet najmniejsze szczegóły dotyczące lokalizacji naszego przedsiębiorstw, gdyż odwiedzający będą identyfikować i oceniać naszą firmę oraz nas samych z miejscem spotkania.
-
Catering – warto zapewnić gościom napoje takie jak sok czy kawa oraz przekąski. Jeżeli planujemy bardziej reprezentacyjne zebranie, wskazane jest zorganizowanie pokonferencyjnego obiadu (wtedy dodatkowo należy uwzględnić koszty obsługi kelnerskiej, barmanów).
-
Materiały – wydrukowane broszury, teczki, rzutniki, zaproszenia, wizytówki, koperty i inne towary, które planujemy stworzyć, kupić lub wynająć na czas konferencji.
-
Jeżeli planujemy zaproszenie obcokrajowców lub wystąpienie osób porozumiewających się w innym języku niż polski, warto zatrudnić tłumacza. Pomoże to usprawnić przekazywanie informacji.
Zobacz: Trema zjada od środka >>
3. Lista gości – czyli kogo chcemy zaprosić
Nie wystarczy dobry temat. Potrzebujemy także odpowiedniej grupy słuchaczy. Przykładowo błędem byłoby zaproszenie na konferencję kogoś z branży IT, jeżeli poruszana przez nas tematyka dotyczy kwestii medycznych czy zdrowotnych. Należy też uważać, aby omyłkowo nie faworyzować żadnego z przybyłych przedstawicieli mediów. W tym celu najlepiej umieścić na liście gości po jednym z reprezentantów każdego czasopisma, stacji telewizyjnej itd. Wskazane jest (jeżeli tematyka na to pozwala) zaproszenie także ekspertów danej dziedziny lub przedstawicieli władz. Zwiększy to wtedy prestiż konferencji i uznanie w oczach odbiorców.
4. Kiedy się nas spodziewasz?
Chociaż temat naszej konferencji może być bardzo istotny dla opinii publicznej, warto postarać się, aby w tym samym czasie nie odbywały się żadne inne ważne wydarzenia, które mogłyby zmniejszyć zainteresowanie tym, co chcemy przekazać. Należy także wybrać odpowiednią godzinę, w której ma zostać zwołana. Polecane są godziny od 10 – 12 (od pn. – czw.). Starajmy się jednak wybrać taką porę, która byłaby najbardziej wygodna dla naszych odbiorców. Jeśli bardzo chcemy zwrócić uwagę mediów, możemy wybrać np. godzinę 8.00. Pytanie tylko, czy ktoś do nas przyjdzie…
5. Czas to pieniądz
Standardowo konferencje trwają od ok. godziny do dwóch. Czas jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki spotkania (np. tematy naukowe będą dłużej omawiane, aniżeli informacje związane z show biznesem). Wskazane jest wcześniejsze poinformowanie gości o przewidywanym czasie, który zamierzamy poświęcić na zwoływaną konferencję.
Druga część artykułu ukaże się niebawem.
~JS
_____________
Źródła:
pressence.com.pl | pl.wikipedia.org | www.proto.pl
[…] Konferencja prasowa od kuchni – cz. 1 […]