Każdego dnia oglądamy w wiadomościach lub czytamy na portalach informacje o przebytych konferencjach prasowych. Dlaczego ludzie organizują takie zebrania? Jakie newsy powinny być przekazywane oraz jak zorganizować konferencję – wszystkie te informacje znajdziesz w poniższym artykule!
(Część 2. artykułu: Konferencja prasowa od kuchni cz. 1 >>)
6. Miejsce naszą wizytówką
Najbardziej uniwersalnym i nie wzbudzającym podejrzeń miejscem jest sala wynajęta w hotelu. Ważne, aby nie był on zlokalizowany w miejscu, do którego dojazd jest trudny i niewygodny, bądź też położony daleko od centrum. Dobrze też, gdyby miał odpowiednią ilość miejsc parkingowych. Co do samego wyposażenia należy zwrócić uwagę na akustykę sali, wielkość pomieszczenia, liczbę miejsc siedzących, dostęp do komputerów (w tym internetu), telefonów czy faksów. Jeżeli nie posiadamy odpowiedniego sprzętu, to również na dostępne wyposażenie.
7. Rezerwacja: nie daj się zaskoczyć
Jak każdy doskonale wie, że za dobrą rezerwacją zawsze się czeka. Warto dokonać rezerwacji nawet na 2 miesiące przed planowanym zebraniem, aby uniknąć nieprzyjemności i problemów z ewentualnym brakiem miejsca. Sprawa wygląda inaczej, gdy nasza firma znalazła się w sytuacji kryzysowej i miejsce na zorganizowanie konferencji jest niezbędne „na już”. Wówczas – albo szukamy dobrej sali albo – konferencja odbędzie się w naszej firmie.
8. Top lista, czyli lista uczestników
Tak jak dla nas bardzo przydatna jest lista gości, tak udostępnienie dziennikarzom listy uczestników jest także wskazane. Usprawni to komunikację między nimi samymi oraz innymi zaproszonymi osobami (np. specjalistami danej branży).
9. Czekam na Twój pierwszy ruch – zaproszenie
Nim ktokolwiek do nas dotrze, musimy wysłać zaproszenia. Standardowe zaproszenie powinno zawierać:
-
Imię i nazwisko osoby zaproszonej.
-
Firmę, która organizuje konferencję.
-
Termin.
-
Miejsce (dokładny adres, możemy dodatkowo umieścić mapkę obrazującą dojazd do wskazanej lokalizacji).
-
Cel/temat konferencji.
-
Dane kontaktowe do osoby zajmującej się inwitacją.
-
Prośbę o potwierdzenie uczestnictwa (komunikat R.S.V.P). Jeżeli go nie otrzymamy, możemy na 1-2 dzień przed zadzwonić i uzyskać akceptację od zaproszonego.
Zaproszenie zwyczajowo wysyłamy na 10-14 dni przed planowaną konferencją. Do ważnych osobistości warto jednak wysłać je zdecydowanie wcześniej po to, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, iż wygospodarują oni wolny czas.
10. Wszystko ma być jak w zegarku – Zaplanowanie przemówienia i pozostałych aspektów części merytorycznej
Pamiętajmy o pełnym profesjonalizmie oraz przydzieleniu wszystkich obowiązków odpowiednim osobom. Niech będzie z góry ustalone kto przemawia, kto odpowiada na pytania, jak i również to, kto wita oraz wskazuje miejsca siedzące przybyłym. Warto przygotować też listę potencjalnych pytań i odpowiedzi na nie. Co do samego przemówienia, to jedna wypowiedź nie powinna być dłuższa aniżeli 5-7 minut (dokładny czas zależy od tematyki), aby nie zniechęcić słuchaczy. Dobrym rozwiązaniem jest wsparcie komunikatów slajdami, animacjami i innymi materiałami wizualizującymi przedstawiane informacje.
11. To co lubimy najbardziej – dodatki w formie materiałów prasowych
Czyli wszystko to, co zamierzamy rozdać przed i po odbytym zebraniu. Zanin rozpocznie się konferencja, warto wyposażyć przybyłych w broszury, zawierające informację (w tym i harmonogram) o konferencji i występujących na niej prelegentach. Po zakończeniu możemy wręczyć materiały podsumowujące minione spotkanie i zaprosić na przekąskę lub pyszny obiad. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby po konferencji rozdać jej uczestnikom gadżety z logo naszej firmy czy foldery z naszą ofertą.
Zobacz: Konferencja prasowa od kuchni cz. 1 >>
~JS
Żródła: Pressence.com | Wikipedia.pl | Proto.pl
[…] Konferencja prasowa od kuchni cz. 2 […]