W rocznym cyklu życia każdego przedsiębiorstwa jak co roku nadchodzi letni okres urlopowy. Przygotowania do spędzenia wolnego czasu nie dotyczą jednak tylko spraw związanych z wyborem miejsca wakacyjnej laby. Oprócz dostosowania się do planu urlopów wypoczynkowych należy także dopilnować, aby przed wyjazdem wszystkie ważne sprawy zostały odpowiednio uporządkowane.

Zanim pożegnamy się ze służbowym biurkiem i wyruszymy na wakacje, warto już kilkanaście dni wcześniej zająć się uporządkowywaniem wszystkich zawodowych spraw. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

  1. Kiedy zacząć porządki?

Porządkowanie wszystkich ważnych spraw najlepiej rozpocząć około dwa tygodnie przed urlopem. Jeżeli damy sobie tak dużo czasu, z pewnością na dzień przed wyczekiwanym wolnym dniem będziemy mieli wszystko doskonale zorganizowane i nie zaskoczy nas poranny telefon od zdesperowanego naszą nieobecnością klienta.

Przygotowania należy rozpocząć od rozmowy z szefem. Ustalmy z nim, które zadania są dla nas w tej chwili priorytetowe i które muszą być zakończone przed pierwszym dniem naszego urlopu. Nie zostawiajmy otwartych spraw. Jeśli nie da się ich zamknąć, to dokonajmy chociaż dokładnych ustaleń – na jakim etapie współpracy jesteśmy, kiedy nastąpi kolejny kontakt, kto może pomóc  klientowi w nagłej sprawie…

Zobacz: Które państwa mają największe dochody z turystyki? >>

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą pamiętaj, aby uprzedzić o swej nieobecności dostawców, kontrahentów czy zleceniodawców. Warto też zakończyć wszystkie aukcje na portalach internetowych.

  1. Wybór zastępcy

Oczywiście nie chodzi o to, aby obarczyć innego pracownika wszystkimi swoimi obowiązkami. Wystarczy, że zapytamy daną koleżankę czy kolegę, czy nie mogłaby/mógłby zająć się za nas sprawami naprawdę ważnymi i nieciepiącymi zwłoki. Może również zapisywać prośby dzwoniących klientów i przekazać nam je w dniu powrotu.

Zobacz: Praca sezonowa. Pomysł na wakacje. >>

Dokładnie omówmy z naszymi zastępcami zakres wykonywanych obowiązków, aby nic nie zostało nieumyślnie zaniedbane. Powinniśmy poinformować ich o wszystkich rozpoczętych sprawach oraz przekazać im najważniejsze wiadomości dotyczące klientów. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnych telefonów na urlopie, a po powrocie z niego nie będzie czekać na nas stos nierozwiązanych spraw.

  1. W dniach……. jestem na urlopie

Kolejną grupą, którą musimy poinformować o wyjeździe, są nasi kontrahenci. Możemy zrobić to telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Widniejąca w ich skrzynce odbiorczej wiadomość sprawi, że na pewno nie zapomną o naszej nieobecności. Najłatwiejszy sposób, aby spełnić ten punkt przygotowań to ustawienie automatycznego powiadomienia.

Notatka powiadamiająca o nieobecności w pracy musi być skonstruowana w odpowiedni sposób. Powinna przede wszystkim informować, jak długo będziemy niedostępni. Dzięki temu klienci będą wiedzieć, czy ich sprawa może poczekać do naszego powrotu, czy konieczny jest kontakt z innym pracownikiem.

Zobacz: Marissa Mayer w Yahoo! >>

Ważne jest także, aby w automatycznej wiadomości zawrzeć informację o powodzie naszej absencji. Jest to dość istotna kwestia. Zdarzają się przecież sytuacje, w których pomimo nieobecności w biurze odczytujemy maile (np. podczas delegacji służbowej). Wiadomość o urlopie to nieco inny komunikat – oznacza czas wolny od spraw zawodowych.

Ostatni element, który musi znaleźć się w takiej notatce, to instrukcja postępowania dla klienta. Powiedzmy mu więc, kto nas zastępuje i podajmy kontakt do tej osoby. Jeżeli używamy telefonu służbowego, taką samą wiadomość zostawmy także na poczcie głosowej. Unikniemy tym samym niepotrzebnych nieporozumień z próbującymi się dodzwonić do nas ludźmi.

  1. Porządek nie tylko w walizce

Pamiętajmy też, aby posprzątać nasze biurko. Stos porozrzucanych papierów może być znakiem dla przełożonego, że przed urlopem nie poradziliśmy sobie z wszystkimi ważnymi sprawami. Pozostawienie dokumentów w nieładzie utrudni też pracę osobom, które nas zastępują. Nie zapominajmy, że po urlopie i tak zastaniemy dużo nowych obowiązków wymagających szybkiego rozwiązania. Porządek ułatwi nam więc powrót do codzienności.

Zobacz: Podatek od dotacji? >>

Po wypełnieniu tych wszystkich zadań możemy (w miarę) spokojnie jechać na urlop i mieć nadzieję, że nasz relaks nie zostanie przerwany przez służbowe sprawy, od których pragniemy odpocząć choć przez te kilkanaście dni w roku. Jeśli nie przyłożymy się do przedurlopowych porządków, nasz wypoczynek może zostać zakłócony przez telefony od zdezorientowanych współpracowników i klientów, którzy właśnie poczuli pilna potrzebę kontaktu. W najgorszym wypadku wymarzony urlop przerwie nam nasz szef, nakazujący natychmiast wracać do pracy. Zgodnie z prawem może to zrobić, gdy w firmie wystąpią niespodziewane okoliczności wymagające pojawienia się w biurze. Nie dopuśćmy do takiej sytuacji.

~KW

~MG

Źródła:

www.infopraca.pl | www.wokolkariery.pl