Prezentacja biznesowa to bardzo ważny element w rozmowach z klientem. Rozwój nowych technologii sprawił, że przedstawiając oferty handlowe wykorzystujemy do tego pokazy multimedialne. Nierzadko są one jednak stworzone w tak nieprofesjonalny sposób, że tylko utrudniają skuteczny przekaz. Zawierają błędy w postaci literówek, nadmiaru kolorów i obrazków. Do tego dochodzi również wiele uchybień popełnianych przez samego mówcę. Najpowszechniejsze z nich skupiają się głównie na sposobie przekazania informacji. Jest on często niespójny i niejasny dla odbiorcy. Jak więc poprawnie tworzyć prezentację biznesową, aby pomogła nam ona osiągnąć zamierzony cel?
Jedna z podstawowych zasad tworzenia prezentacji biznesowych to reguła 10-20-30. Pierwsza z liczb odnosi się do optymalnej ilości slajdów w pokazie multimedialnym. Odbiorcy chcą jak najszybciej poznać cel naszego wystąpienia, więc nawet najbardziej skomplikowana idea powinna zmieścić się właśnie na 10 slajdach. Przełączamy je chwilę po rozpoczęciu mówienia. Jeśli najpierw zmienimy slajd, a później zaczniemy o nim opowiadać, większość słuchaczy skupi się na wyświetlanej treści, a nie na tym co mamy do powiedzenia.
Zobacz: Marissa Mayer w Yahoo! >>
20 minut posłuchu
Liczba 20 odnosi się natomiast do maksymalnego czasu trwania prezentacji. Jeśli nie uda nam się przekonać słuchaczy do swojego pomysłu – dodatkowe minuty niewiele pomogą. Lepszym pomysłem jest skrócenie wystąpienia i jak najbardziej konkretne przedstawienie idei. Uzyskany w ten sposób czas możemy poświęcić na pytania od odbiorców, które na pewno pojawią się, jeżeli nasz pokaz będzie interesujący. Ważna jest również jakość otrzymanego przez nas czasu. Inaczej słuchacze reagują na początku dnia, a inaczej po wielu godzinach obrad. Mimo to najlepiej występować jako pierwsza lub ostatnia osoba, ponieważ ci, którzy występują w środku, zostają zazwyczaj najmniej zapamiętani.
30 i ani punktu więcej
Końcowa liczba w tej regule – 30 odnosi się do wielkości czcionki użytej w prezentacji. Wprawdzie najmniejszy dopuszczalny jej rozmiar to 18 pkt, jednak osoby starsze mogą mieć problem z odczytaniem tak małych liter na rzutniku. Lepiej więc umieścić mniej tekstu i użyć większej czcionki. Unikniemy w ten sposób jednego z podstawowych błędów, czyli czytania wszystkich treści zawartych na slajdach.
Pomocna wizualizacja
Dopasowanie odpowiedniej wielkości czcionki to tylko jeden z graficznych elementów prezentacji, który musimy spełnić. Oprócz tego bardzo ważny jest dobór kolorów. Powinniśmy używać barw jasnych i stonowanych. Najlepiej nadające się do zastosowania w biznesowym pokazie to zielony, niebieski oraz brązowy. Są one eleganckie i nie skupiają na sobie za bardzo uwagi odbiorcy. Jeśli chcemy natomiast, aby skoncentrował się on na wybranym przez nas elemencie stosujemy czerwony lub pomarańczowy. Barwy te ze względu na swoją intensywność rozpraszają, więc używamy ich tylko do ważnych rzeczy.
W całej prezentacji najlepiej zastosować od 3 do 5 kolorów. Tworząc wykresy należy pamiętać, że kolory na nich używane różnicujemy tylko, gdy zachodzi taka konieczność. Niezbędne będzie to przy wykresach kołowych, ale bywa zbędne, kiedy dane przedstawiamy za pomocą słupków. Jeśli chodzi o krój i barwę czcionki, najlepiej na slajdach sprawdzają się te bezszeryfowe i ciemne, umieszczone na jasnym tle.
Jak się przygotować i co mówić?
Dobre przygotowanie daje nam gwarancję, że powiemy wszystko, co zaplanowaliśmy, a nasza prezentacja będzie logiczna i spójna. Unikniemy niepotrzebnych powtórzeń, a dzięki temu zmieścimy się w czasie. Wcześniejsze przećwiczenie wystąpienia daje nam również możliwość doboru odpowiednich słów, które zapewnią naszej prezentacji najlepszą efektywność. Możemy w spokoju zastanowić się, co zawrzemy we wstępie, rozwinięciu i zakończeniu. Znajomość zasad retoryki i erystyki jest w tym momencie nieoceniona.
Ja mówię – wy słuchajcie
Na początku powinniśmy przedstawić się oraz krótko nakreślić poruszany przez nas temat. Następnie przechodzimy do szczegółowego omówienia sprawy. Bardzo ważny jest sposób zakończenia prezentacji, ponieważ ten element zostaje najlepiej zapamiętany przez słuchaczy. Zamiast więc tracić cenny czas na długie podziękowania, lepiej jeszcze raz powtórzyć najważniejsze tezy pojawiające się w wystąpieniu.
Z powodzeniem możemy wykorzystywać podstawowe chwyty marketingowe. W prezentacji dobrze sprawdzi się koncepcja AIDA wykorzystywana w tworzeniu przekazów reklamowych. Jej założenia opierają się na pozyskaniu uwagi odbiorcy, zainteresowanie go oraz wzbudzeniu chęci posiadania produktu. Te trzy czynniki powinny prowadzić do czwartego – najważniejszego z punktu widzenia sprzedawcy – czyli podjęcie działań zmierzających do zakupu. Podczas przemówień nie wolno nam jednak sprzedawać, a jedynie zainteresować odbiorcę produktem.
Aby nasza prezentacja miała dużą skuteczność, przyda nam się również znajomość zasad retoryki. Każde dobrze skonstruowane wystąpienie musi być rzeczowe, czyli oddzielać opinie od faktów oraz jasne, co w praktyce oznacza dostosowane do poziomu słuchaczy. Najlepiej zbudować swoją wypowiedź w taki sposób, aby od razu rozwiewała wszystkie pojawiające się u odbiorcy wątpliwości. Ważna jest też poglądowość przejawiająca się w zastosowaniu przykładów i odpowiednie stopniowanie ekspresji. Nie możemy pozwolić, aby w naszym wystąpieniu pojawiły się elementy nudne, które rozproszą uwagę słuchacza.
Nieoceniona mowa ciała
Podczas przemówień jesteśmy oceniani przez publikę całościowo. Istotne jest więc nie tylko to, co mówimy, ale również w jak się zachowujemy i wyglądamy. Poćwiczmy więc odpowiedni ton głosu oraz jego modulację. Powinniśmy panować również nad gestami i mimiką twarzy. Gdy zbyt dużo gestykulujemy, może to zdradzić nasze zdenerwowanie i sugerować niewystarczające przygotowanie do wystąpienia. Jeśli natomiast skrzyżujemy ręce na klatce piersiowej, słuchacze odbiorą nas jako osobę zamkniętą i nieskorą do kontaktów z ludźmi, co również może utrudnić nam osiągnięcie zamierzonego celu.
~~KB
Źródła:
www.prezentacje-multimedialne.pl | fragment książki: „Skuteczne prezentacje biznesowe”, Jan Batorski, wyd. Złote Myśli | www.slideshare.net
Ważne jest też w prezentacji, żeby dawać ciemne tło i jasne litery, to się wzrok mniej męczy.
Cóż, ja uważam, że najważniejsze to zawrzeć kluczowe hasła na slajdach poparte skojarzeniowymi obrazkami, a resztę wygłaszać. Najgorzej jest, gdy zabija się publikę natłokiem informacji.. a przecież nie o to chodzi, by spamować ludziom głowy, tylko przedstawić kluczowe informacje.
Jasne, sensowny minimalizm to klucz – warto przygotowując prezentację zadać sobie pytanie przy każdym slajdzie – czy rzeczywiście te informacje są potrzebne publiczności?