Za udane uważane jest spotkanie, podczas którego rozstrzygnięto wszelkie sprawy będące powodem jego zwołania. Pomimo swojej prostoty, osiągnięcie tego celu bywa czasami bardzo trudne. Wynika to zarówno z winy prowadzącego jak i wszystkich uczestników. Co więc zrobić, aby zebrania w pracy nie były tylko stratą czasu?
Aby zwiększyć prawdopodobieństwo zakończenia spotkania powodzeniem, należy przestrzegać kilku podstawowych reguł. Przede wszystkim osoba je prowadząca powinna utrzymywać kontrolę nad uczestnikami i nie pozwalać, aby rozpraszali się nawzajem i niepotrzebnie odbiegali od tematu. Oto kilka sposobów na poprawienie efektywności zebrań pracowników.
Zgodnie z planem
Dobrym pomysłem jest wcześniejsze przygotowanie harmonogramu spotkania oraz udostępnienie go uczestnikom. Dzięki temu będą oni mogli przemyśleć omawiane zagadnienia i merytorycznie ustosunkować się do nich na zebraniu.
Zobacz: Konferencja prasowa od kuchni – cz. 1 >>
Prowadzący powinien unikać również sformułowań prowokujących do luźnej dyskusji. Zamiast tego zadawać pytania w taki sposób, aby odpowiedzi przynosiły konkretne rozwiązania czy pomysły. Niepożądane są także wyrażenia oceniające, które mogą zostać odebrane jako agresywne.
Optymalna długość
Przed zorganizowaniem spotkania powinniśmy zastanowić się również, kto musi wziąć w nim udział. Zależy to oczywiście od tematyki zebrania. Jeśli dotyczy ono podwyżek, uczestnikami będą jedynie osoby związane w jakiś sposób z tą sprawą. Zapraszanie w takim wypadku wszystkich pracowników może wprowadzić niepotrzebny chaos i uniemożliwić poprawny przebieg spotkania.
Zobacz: Konferencja prasowa od kuchni cz. 2 >>
Aby dodatkowo je usprawnić, skupmy się na zgromadzeniu jak największej ilości pomysłów, a ich segregację i wartościowanie pozostawmy na później. Po spisaniu wszystkich idei, naturalną czynnością będzie omówienie najlepszych, czyli tych, które najbardziej zainteresowały zespół.
Sprzyjające okoliczności
Nie bez znaczenia dla efektywności spotkania są również jego miejsce i czas. Najlepiej, gdy odbywa się ono w godzinach przedpołudniowych, a pomieszczenie, w którym ma miejsce jest dobrze oświetlone i panuje w nim odpowiednia temperatura.
Zobacz: Trema zjada od środka >>
Jeśli prowadzący chce zachować pełną kontrolę nad uczestnikami, stoły powinny być ustawione w kształcie podkowy lub prostokąta. W przypadku, gdy zależy mu bardziej na burzy mózgów i wywołaniu dyskusji, dobrze jest ustawić je w okręgu.
Odrobina savoir-vivre’u
Reguły, które pozwalają na uniknięcie chaosu podczas spotkania odnoszą się głównie do zasad kultury. Uczestnicy nie powinni przerywać wypowiedzi prowadzącego oraz wchodzić sobie wzajemnie w słowo. Niewskazane jest także odbieganie od tematu i poruszanie spraw nieujętych w harmonogramie. Jeżeli podczas zebrania pojawiły się jakieś inne ważne kwestie, można je omówić na oddzielnym spotkania. Ponadto uczestnicy spotkania nie powinni odpisywać na e-maile i sms-y, ponieważ rozprasza to zarówno prowadzącego jak i pozostałych obecnych na zebraniu.
Jak w teatrze
W celu usprawnienia przebiegu zebrania prowadzący może przydzielić uczestnikom różne role. Pomocne jest wyznaczenie osoby kontrolującej czas czy też notującej przebieg spotkania wraz z wypracowanymi rozwiązaniami. Dzięki pełnieniu określonych funkcji uczestnicy będą bardziej skupieni.
Cenny czas
Nieodpowiednia długość spotkania to jeden z najczęściej popełnianych błędów. Gdy trwa ono zbyt długo, a omawianych na nim kwestii jest mało, powoduje to, że uczestnicy zaczynają się nudzić i nie są odpowiednio skoncentrowani. Często występuje także sytuacja odwrotna, gdy zebranie trwa za krótko w odniesieniu do liczby poruszanych na nim tematów. W tym przypadku nie ma czasu na dokładną analizę problemów.
Zobacz: Konferencyjny mini poradnik >>
Szkodliwy nadmiar
Zbyt duża liczba poruszanych tematów powoduje, że spotkanie może trwać nawet wiele godzin. Skutkiem jest wówczas znudzenie uczestników, ponieważ część spraw ich po prostu nie dotyczy. Lepszym pomysłem jest więc zorganizowanie większej ilości krótszych spotkań, co pozwoli na trafniejszy dobór odbiorców.
Dalsze instrukcje
Gdy uda nam się znaleźć rozwiązania poruszanych na spotkaniu spraw, nie zapomnijmy upewnić się, czy wszyscy uczestnicy znają zadania, które mają wykonać. Dobrze jest wysłać do nich e-maile zawierające przydzielone im obowiązki. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że o niczym nie zapomną.
Unikajmy błędów
Prowadząc spotkanie z góry zaplanujmy sobie jego harmonogram. Nawet wtedy, gdy jesteśmy tylko uczestnikiem, również powinniśmy przygotować się do zebrania. Dzięki zaangażowaniu zarówno prowadzącego jak i osób biorących udział w spotkaniu, prawdopodobieństwo, że omówimy wszystkie zaplanowane kwestie i rozwiążemy problemy jest o wiele większe.
~KB
Źródło: www.gazetapraca.pl