Zakładanie firmy krok po kroku
W dzisiejszych czasach rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej jest o wiele prostsze niż jeszcze kilka lat temu. Cała procedura urzędowa związana z otwarciem własnej firmy trwa zaledwie kilka dni. Mimo tego dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją karierę przedsiębiorcy, nie wszystkie kwestie mogą być jasne. Zobaczmy więc, co należy zrobić, aby sprawnie zacząć prowadzić własną firmę.
1. Rejestracja firmy – CEIDG
Od stycznia 2012 roku własną działalność gospodarczą rejestrujemy przez wypełnienie dostępnego w Internecie formularzu CEIDG, czyli wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Elektroniczne uzupełnienie tego druku jest bardzo wygodne dla wnioskodawcy, ponieważ system od razu sprawdza poprawność wszystkich pól. CEIDG można wypełnić na trzy sposoby:
a) jeśli posiadamy podpis elektroniczny możemy sygnować nim składany przez nas wniosek. Dzięki niemu możemy wyrobić tzw. profil zaufany, który wymaga tylko jednokrotnego potwierdzenia w najbliższym Urzędzie Skarbowym. Usługa ta pozwala na wysyłanie i aktualizowanie dostępnych formularzy bez konieczności wychodzenia z domu. Następnie rejestrujemy się w systemie i wypełniamy formularz CEIDG. Możemy użyć do tego kreatora, który pomoże nam prawidłowo uzupełnić dokument. Wysłany wniosek od razu zostaje przekazany do GUS-u w celu nadania numeru REGON, Urzędu Skarbowego, aby uzyskać numer NIP oraz ZUS-u lub KRUS-u. Wpis do ewidencji dokonywany jest zaraz po złożeniu druku. Oznacza to, że możemy już prowadzić działalność gospodarczą.
b) jeżeli natomiast nie posiadamy podpisu elektronicznego możemy wypełnić w Internecie anonimowy wniosek. Uzupełniony przez nas dokument otrzyma kod weryfikacyjny, który pomoże odszukać go urzędnikowi. Należy koniecznie zapisać ten numer i w ciągu 7 dni udać się do Urzędu Gminy właściwego dla miejsca zamieszkania. Resztę formalności dokona za Ciebie pracownik. Nie zapomnij jedynie o ręcznym podpisaniu wniosku.
c) trzecią drogą do zarejestrowania swojej działalności gospodarczej jest udanie się do Urzędu Gminy i pobranie formularza CEIDG. Należy wypełnić go odręcznie i złożyć u właściwego pracownika.
Tym samym wnioskiem zgłaszamy później wszelkie zmiany z zakresu podawanych informacji. Na ich uaktualnienie mamy zawsze 7 dni od momentu modyfikacji. Jeżeli w momencie zakładania firmy nie posiadamy jeszcze numeru REGON i NIP po ich nadaniu nie musimy aktualizować danych, ponieważ pojawią się one w systemie automatycznie.
We wniosku CEIDG konieczne jest podanie rodzaju działalności, jaką nasza firma będzie się zajmować. Specjalnie w tym celu została stworzona Polska Klasyfikacja Działalności, w której zawarto spis czynności, jakie mogą wykonywać przedsiębiorstwa. Wypełniając formularz CEIDG wpisujemy tyle kodów, ile chcemy. Warto więc umieścić wszystkie działania, którymi w przyszłości może zajmować się nasza firma. Dzięki temu obok głównej działalności gospodarczej będziemy mogli legalnie korzystać z innych, incydentalnych źródeł przychodu, np. prowadzić sprzedaż naszych wyrobów przez Internet.
UWAGA: Jeśli nasza firma ma formę spółki cywilnej każdy ze wspólników musi złożyć wniosek osobno.
2. Urząd Skarbowy
Po wypełnieniu wniosku CEIDG musimy udać się do Urzędu Skarbowego. Jeżeli posiadaliśmy już numer NIP automatycznie staje się on numerem naszej firmy. W innym przypadku nadają go nam w momencie złożenia podania o rejestrację. Zwykle w ciągu trzech dni od podpisaniu formularza możemy znaleźć go na tej stronie. Jeśli nasza firma ma formę spółki cywilnej to musimy w Urzędzie Skarbowym złożyć druk NIP-2 oraz NIP D.
Głównym celem wizyty w US jest podjęcie decyzji, czy zamierzamy zostać płatnikami VAT. Jeśli nasz dochód nie przekracza 150 tysięcy rocznie jesteśmy zwolnieni z obowiązku płacenia podatku od towarów i usług. Wiele firm jednak zrzeka się tego przywileju. Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej przez nas działalności:
a) jeśli zależy na nawiązaniu współpracy biznesowej z dużymi firmami, które są płatnikami VAT korzystniejszym dla nas rozwiązaniem będzie również uiszczanie tego podatku. Daje nam to bowiem możliwość wystawiania faktur, które później nasi kontrahenci odliczą od podatku. Dzięki temu mamy więc większą szansę na nawiązanie współpracy.
b) jeżeli natomiast swoje usługi kierujemy raczej do klientów indywidualnych, dzięki braku konieczności opłacania podatku VAT, możemy zaoferować im konkurencyjne ceny. Opłaca się to, gdy nasza działalność skupiona pozostanie wokół prostych usług, które nie wymagają regularnych inwestycji.
Rezygnację z przywileju nieopłacania podatku VAT składa się poprzez wypełnienie wniosku VAT-R i uiszczeniu opłaty rejestracyjnej w wysokości 170 złotych.
Podatek VAT zawsze opłaca się w Urzędzie Skarbowym właściwym dla miejsca prowadzenia działalności. Odwrotnie jest w przypadku podatku dochodowego, który regulujemy w miejscu zamieszkania.
3. Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Do ZUS-u musimy udać się w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej, czyli daty, jaką podaliśmy na wniosku CEIDG. Właśnie wtedy rozpoczyna się obowiązek ubezpieczenia.
Jako przedsiębiorca mamy w ZUS-ie podwójną osobowość, ponieważ występujemy jednocześnie jako Płatnik, ponieważ opłacamy składki za swoich pracowników oraz Ubezpieczony.
Do wyboru mamy trzy druki, w zależności od tego jakim rodzajem ubezpieczenia jesteśmy zainteresowani:
a) druk ZUA – wypełniamy w przypadku, gdy prowadzona działalność gospodarcza stanowi jedynie źródło naszego dochodu
b) druk ZZA – jest konieczny w przypadku, gdy oprócz prowadzenia działalności jesteśmy również zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę, a nasza pensja jest wyższa od minimalnej. W przypadku, gdy nie przekracza jej kwoty – można pozostać przy formularzu ZUA
c) druk ZPA – wypełniamy, gdy nasza działalność ma formę spółki cywilnej
Jeżeli w dniu wizyty w ZUS-ie nie posiadamy jeszcze numeru REGON – nie podajemy go. W rzeczywistości jednak zostaje on nadany dzień po złożeniu wniosku CEIDG i można go znaleźć na tej stronie. Nie ma potrzeby czekać dwóch tygodni na list z Głównego Urzędu Statystycznego.
4. Sanepid i Państwowa Inspekcja Pracy
W przypadku, gdy zamierzamy zatrudniać pracowników konieczne staje się zgłoszenie tego faktu w Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Mamy na to 14 dni od chwili rozpoczęcia działalności gospodarczej. Musimy poinformować ją o miejscu, rodzaju, zakresie wykonywanej działalności oraz planowanej liczbie pracowników. Podobne dane składamy również w Państwowej Inspekcji Pracy w terminie do 30 dni od zaczęcia funkcjonowania firmy.
5. Pieczątka i konto bankowe
Pod względem prawnym zakładając działalność nie mamy obowiązku posiadania pieczątki. Warto jednak ją wyrobić, ponieważ zdarzają się sytuacje, w których jest ona niezbędna. Koszt pieczątki nie przekracza zazwyczaj 50 złotych i otrzymujemy ją już tego samego dnia. Powinniśmy na niej zamieścić:
a) pełną nazwę firmy wraz z nazwiskami właścicieli
b) adres, telefon i faks
c) REGON
d) NIP – nie jest to konieczna informacja, ale przydatna np. gdy wystawiamy faktury VAT
Jedną z sytuacja, gdy musimy posiadać pieczątkę jest zakładanie konta bankowego. Musimy je założyć, gdy wykonywane przez nas transakcje przekraczają wartość 15 tysięcy euro. W innym przypadku możemy używać swojego prywatnego konta.
Gdy założymy konto firmowe musimy poinformować o tym Urząd Skarbowy oraz ZUS poprzez uaktualnienie wniosku CEIDG. Mamy na to 7 dni.
Jeśli charakter prowadzonej przez nas działalności gospodarczej nie wymaga uzyskania specjalnych licencji lub zezwoleń – nasza firma może już rozpocząć działanie. W przeciwnym razie musimy uzyskać koncesję lub dokonać wpisu do Rejestru Działalności Regulowanej.